SYARAT DAN KETENTUAN PERLINDUNGAN DATA PRIBADI PASIEN

SOP Pelindungan Data Pribadi

(berlaku sejak: 1 Juli 2025)

A. Tujuan

Dengan adanya SOP ini, Halodoc menjamin pelindungan data pribadi seluruh pihak yang terlibat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.



B. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku terhadap setiap Mitra Dokter/Dokter Gigi/Dokter Hewan/Psikolog/Bidan/Dietisien dan ditujukan untuk seluruh Data Pribadi dari seluruh pihak yang terlibat.



C. Definisi

  1. Pengguna adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan dan menikmati fitur dan fasilitas Halodoc yang melakukan sesi konsultasi daring (online) dengan Mitra
  2. Platform Halodoc adalah sistem yang ada di halaman situs web, halaman situs web seluler, aplikasi seluler, dan aplikasi lain dengan alamat domain https://www.halodoc.com/ yang dikelola oleh Halodoc.
  3. Mitra adalah setiap Mitra Halodoc dengan profesi Dokter, Dokter gigi, Dokter hewan, Psikolog, Bidan, Dietisien dan Tenaga Kesehatan lain yang bekerjasama dengan Halodoc untuk menghadirkan dan memfasilitasi layanan konsultasi online dari Halodoc.
  4. Data Pribadi adalah setiap data tentang seseorang baik yang teridentifikasi dan/atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik dan/atau nonelektronik. Data Pribadi terdiri atas: Data Pribadi yang bersifat umum; dan Data Pribadi yang bersifat sensitif. Contoh yang termasuk dalam “Data Pribadi” pada telekonsultasi Halodoc, yaitu :
  5. Nama Pengguna;
  6. Jenis kelamin Pengguna;
  7. Tempat, Tanggal lahir Pengguna;
  8. Kehidupan/orientasi seksual Pengguna;
  9. Catatan medis dan informasi kesehatan Pengguna;
  10. Riwayat konsultasi sebelumnya pada Platform Halodoc;
  11. Data terkait asuransi (kepesertaan Pengguna pada layanan asuransi atau bukan);
  12. Data anak dan keluarga Pengguna;
  13. Data lainnya yang diinformasikan pada ruang konsultasi (chat room);
  14. Rekaman suara/gambar/video yang memuat atau dapat diidentifikasikan ke Pengguna;
  15. Dokumen internal dari Halodoc, seperti namun tidak terbatas pada materi training, skema insentif, panduan layanan, dan lainnya, terkecuali jika telah dipublikasikan oleh Halodoc di kanal resmi;
  16. Surat maupun perjanjian kerjasama yang diterbitkan oleh Halodoc;
  17. Kontak pribadi tim Halodoc, seperti nomor telepon, nama, email, sosial media, maupun kontak pribadi lainnya.
  18. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik maupun nonelektronik.
  19. Data Pribadi yang bersifat Umum adalah suatu cakupan dari Data Pribadi, termasuk namun tidak terbatas pada: nama lengkap, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, kewarganegaraan, agama, dan/atau data Pribadi lainnya yang dikombinasikan untuk mengidentifikasi seseorang. 
  20. Data Pribadi yang bersifat Sensitif adalah setiap data/informasi yang bersifat sensitif (karena berkaitan dengan suatu perbuatan hukum atau kondisi seseorang) yang merupakan cakupan dari Data Pribadi. Data Pribadi yang bersifat Sensitif meliputi namun tidak terbatas pada: informasi kesehatan, data biometrik, data genetika, kehidupan/orientasi seksual, kewarganegaraan, agama, pandangan politik, catatan kejahatan, data anak, data keuangan pribadi, dan/atau data lainnya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
  21. Perjanjian Kerjasama adalah perjanjian kerjasama yang ditandatangani antara Mitra dengan Halodoc yang menjadi satu kesatuan dan bagian yang tidak terpisahkan dengan SOP ini.
  22. Syarat dan Ketentuan Penggunaan Halodoc  adalah Syarat dan Ketentuan Penggunaan Halodoc yang dapat diakses melalui tautan https://www.halodoc.com/syarat-dan-ketentuan sebagaimana dapat diubah oleh Halodoc dari waktu ke waktu.



D. Peraturan Terkait

  1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah terakhir diubah dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2024;
  2. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik; dan
  3. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2016 Tentang Pelindungan Data Pribadi Dalam Sistem Elektronik;
  4. Undang Undang Nomor 27 Tahun 2022 Tentang Pelindungan Data Pribadi;
  5. Kebijakan Halodoc tentang PRIVASI DAN PELINDUNGAN DATA PRIBADI
  6. SOP Pemberian Sanksi dan Pengakhiran Kemitraan Telekonsultasi.


E. Lampiran

Tidak ada



F. Prosedur


1. Ketentuan Umum.

SOP Pelindungan Data Pribadi (“SOP”) ini merupakan bagian dan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Perjanjian Kerjasama antara Halodoc dengan Mitra.


2. Latar Belakang 

2.1 Pelindungan Data Pribadi dalam komunikasi digital telah diatur dalam :

  1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah terakhir diubah dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2024;
  2. Undang Undang Nomor 27 Tahun 2022 Tentang Pelindungan Data Pribadi;
  3. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik; 
  4. Peraturan Pemerintah Nomor 80 Tahun 2019 tentang Perdagangan Melalui Sistem Elektronik; dan
  5. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2016 Tentang Pelindungan Data Pribadi Dalam Sistem Elektronik;


2.2 Berdasarkan landasan hukum di atas, pelindungan data pribadi merupakan hak pemilik data pribadi dan termasuk dalam hak asasi manusia.


2.3 Kewajiban setiap Mitra Dokter/Dokter Gigi/Dokter Hewan/Psikolog/Bidan/Dietisien dan Mitra tenaga kesehatan lainnya yang bekerjasama dengan Halodoc dalam menjaga kerahasiaan data selama sesi konsultasi telah tercantum pada Perjanjian Kerjasama.



3. Kebijakan Penampilan, Pengiriman, Penyebarluasan, dan/atau Pembukaan Akses Data Pribadi Pasien Sesuai Peraturan Perundang Undangan

3.1 Data Pribadi bersifat Pribadi dan Rahasia, Mitra dapat menampilkan, mengirimkan, menyebarluaskan, dan/atau membuka akses Data Pribadi apabila :

Untuk keperluan proses penegakan hukum atas permintaan yang sah dari aparat penegak hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang mana dalam hal ini, Mitra wajib untuk mendapatkan persetujuan secara tertulis sebelumnya dari Manajemen Halodoc.

3.1.1 Selain dari yang disebutkan di atas, Mitra mengakui bahwa Data Pribadi Pasien bersifat rahasia. Oleh karena itu, tindakan seperti membicarakan hal terkait kesehatan Pasien kepada siapapun merupakan tindakan yang dilarang. 



4. Prosedur untuk mengatasi Kendala yang Dihadapi Mitra dan Kontak yang Dapat Dihubungi

Untuk meminimalisir resiko kebocoran Data Pribadi, berikut adalah kontak Halodoc yang dapat dihubungi oleh Mitra terkait kendala yang dihadapi :

4.1 Pertanyaan seputar parameter quality dan penilaian mingguan. Kontak yang dapat dihubungi : Whatsapp Official Operasional Halodoc.


4.2 Pertanyaan seputar aplikasi Halodoc Doctors :

  • Notifikasi
  • Doctor Notes
  • ERX, Referral
  • Follow Up
  • Rest Recommendation
  • Chat Keyboard
  • Menerima (Accept) Konsultasi
  • Aplikasi Lambat/ Crash

Kontak yang dapat dihubungi : Tim CS Halodoc.


4.3 Mitra kesulitan mengatur jadwal dan/atau memiliki pertanyaan lain seputar hal operasional selama konsultasi online. Kontak yang dapat dihubungi : Tim CS Halodoc.



5. Menjaga Data Pribadi Pada Sesi Konsultasi Online

Berikut adalah beberapa hal yang wajib Mitra lakukan pada saat sesi konsultasi online :

5.1 Apabila Mitra membutuhkan Data Pribadi Pengguna lebih lanjut untuk keperluan anamnesis, penegakan diagnosis, dan/atau terapi, maka Mitra dapat menanyakan kepada Pengguna dengan menjelaskan maksud dan tujuan yang jelas dan Pengguna memiliki hak untuk menolak memberikan Data Pribadi tersebut.


5.2 Mitra tidak diperkenankan menyimpan dan/atau menyebarluaskan Data Pribadi (baik Data Pribadi Umum maupun Data Pribadi yang bersifat Sensitif) pada ponsel atau perangkat lunak/keras pribadi dalam bentuk apapun, atau media penyimpanan lainnya di luar kepentingan telekonsultasi.


5.3 Mitra tidak diperkenankan menyebarluaskan Data Pribadi yang bukan untuk keperluan proses penegakan hukum atas permintaan yang sah dari aparat penegak hukum.


5.4 Mitra tidak diperkenankan menyebarluaskan Informasi yang berkaitan dengan Dokumen internal dari Halodoc, seperti namun tidak terbatas pada materi training, skema insentif, panduan layanan, dan lainnya, terkecuali jika telah dipublikasikan oleh Halodoc di kanal resmi, Surat maupun perjanjian kerjasama yang diterbitkan oleh Halodoc, serta kontak pribadi tim Halodoc, seperti nomor telepon, nama, email, sosial media, maupun kontak pribadi lainnya.


5.5 Apabila terjadi kebocoran Data Pribadi yang diduga ataupun terbukti disebabkan oleh kelalaian dari Mitra, maka tanggung jawab sepenuhnya ada pada Mitra yang bersangkutan sesuai peraturan perundangan yang berlaku.



6. Prosedur Apabila Pihak yang Berwenang Meminta Akses Data Pribadi Pasien 

Pada kondisi apabila pihak yang berwenang (misal Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Kepolisian Republik Indonesia, dan sebagainya), meminta akses terhadap Informasi yang mengandung Data Pribadi maka berikut langkah yang harus dilakukan :

6.1 Pihak yang berwenang (misal Kepolisian Republik Indonesia, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, dan sebagainya) meminta akses Informasi yang didalamnya mengandung Data Pribadi dengan maksud dan tujuan yang jelas dan wajib memberikan permintaan tertulis kepada Pihak Halodoc.


6.2 Pihak Halodoc yang menerima permintaan tersebut akan meneruskan kepada Tim Operasional, Tim Quality, dan Tim Information Security dan Data Privacy (“ISDP”) Halodoc, serta permintaan tertulis tersebut akan disimpan dalam folder khusus sebagai bukti apabila sewaktu-waktu diperlukan.


6.3 Jika permintaan akses terhadap Informasi yang mengandung Data Pribadi Pasien telah disetujui oleh Tim Operasional ,Tim Quality, dan Tim ISDP Halodoc beserta kepala departemen terkait, maka Tim Operasional, Tim Quality, dan Tim ISDP Halodoc akan bekerjasama dalam menyiapkan Informasi sesuai yang diminta oleh pihak yang berwenang.


6.4 Tim Operasional, Tim Quality dan Tim ISDP Halodoc mencatat setiap data yang diminta oleh Pihak yang berwenang dan disimpan dalam folder khusus sebagai bukti apabila sewaktu-waktu diperlukan.



7. Jika Mitra Kehilangan Perangkat yang Terhubung dengan Aplikasi Halodoc Doctor. 

Pada kondisi jika Mitra kehilangan perangkat yang terhubung dengan Platform Halodoc , maka yang bersangkutan diwajibkan melakukan hal berikut:

7.1 Mitra melaporkan kehilangan tersebut kepada tim CS Halodoc atau Whatsapp Official Operasional Halodoc masing-masing dalam kurun waktu 1x24 jam sejak kejadian.


7.2 Tim CS akan berkoordinasi dengan Tim Operasional Halodoc untuk memblokir akun Mitra setelah menerima laporan kehilangan perangkat yang terhubung dengan Platform Halodoc.


7.3 Tim Operasional Halodoc menyimpan bukti laporan tersebut pada media penyimpanan yang dapat diakses oleh tim Operasional dan pihak Halodoc lainnya yang berkepentingan.


7.4 Nomor telepon Mitra akan dikeluarkan (remove) dari grup WA Halodoc sementara waktu hingga Mitra mengkonfirmasi bahwa yang bersangkutan telah memiliki perangkat baru.


7.5. Akun Halodoc baru dapat diaktifkan oleh tim admin Operasional setelah Mitra mengkonfirmasi ke tim admin Operasional Halodoc. Konfirmasi dilakukan melalui video call agar tim admin Operasional Halodoc dapat memverifikasi identitas Mitra.


7.6. Jika Mitra menggunakan nomor telepon baru, maka nomor telepon yang lama akan dihapus dari sistem Halodoc untuk diganti dengan nomor telepon yang baru.



8. Pelindungan Data Pribadi Pengguna Pada Peresepan Offline Consultation

Jika Mitra ingin meresepkan melalui fitur Offline Consultation, maka Mitra diwajibkan melakukan hal berikut :

8.1. Mitra meminta izin dan persetujuan tertulis dari Pengguna terkait terlebih dahulu untuk menginformasikan nomor HP Pengguna agar dapat mengirimkan resep melalui menu Offline Consultation.


8.2. Jika Pengguna memberikan persetujuan, maka Mitra diperkenankan meresepkan melalui menu Offline Consultation.



9. Sosialisasi Pelindungan Data Pribadi

9.1. Sosialisasi mengenai Pelindungan Data Pribadi dilaksanakan untuk para Mitra, baik yang baru bergabung dan yang telah bergabung sebagai Mitra Halodoc.


9.2. Para Mitra akan diberikan link berisi materi sosialisasi dan diwajibkan membaca serta mengerti materi tersebut.


9.3. Data absensi akan disimpan pada media penyimpanan khusus yang dapat diakses oleh tim Halodoc.


9.4. Materi sosialisasi Data Pribadi termasuk dalam materi onboarding yang wajib diketahui para Mitra sebelum mulai melakukan konsultasi online di Halodoc.


9.5. Jika dalam kurun waktu 30 (tiga puluh) hari kalender, para Mitra belum mengikuti training Pelindungan Data Pribadi maka akun yang bersangkutan akan dinonaktifkan sementara dan Mitra diwajibkan melapor kepada Tim Halodoc agar dijadwalkan mengikuti training Pelindungan Data Pribadi.



10. Konsekuensi Pelanggaran SOP Pelindungan Data Pribadi

Halodoc sangat mengutamakan pelindungan Data Pribadi. Oleh karena itu, Halodoc berhak untuk memutuskan Perjanjian Kerjasama dengan Mitra secara sepihak dalam hal Mitra melanggar satu atau lebih ketentuan yang diatur dalam SOP ini.


11. Perubahan atau Penambahan Ketentuan dalam SOP Pelindungan Data Pribadi

Untuk dapat terus tunduk pada setiap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Halodoc berhak untuk mengubah atau menambah ketentuan dalam SOP ini dari waktu ke waktu, perubahan/penambahan mana akan disampaikan secara tertulis dari Halodoc kepada Mitra melalui media atau metode yang ditentukan berdasarkan diskresi internal Halodoc. Dengan Anda tetap:

11.1 Terdaftar sebagai Mitra Halodoc;


11.2 Melakukan layanan konsultasi online dengan Pengguna;


11.3 Memiliki dan/atau melaksanakan kesepakatan atau perjanjian yang Mitra sepakati dengan Halodoc, seperti, antara lain; Perjanjian Kerjasama;

 

11.4 Mengunjungi dan/atau menggunakan website dan/atau aplikasi Halodoc (termasuk namun tidak terbatas pada Halodoc for Doctors), dan/atau


11.5 Menggunakan fasilitas yang Halodoc sediakan; dan/atau

 

11.6 Melakukan komunikasi dengan Halodoc,

Maka Mitra dianggap memberikan persetujuan atas perubahan-perubahan yang Halodoc berlakukan dalam SOP ini.